El año nuevo siempre es un buen momento para empezar de cero, incluso con tu bandeja de entrada de correo electrónico. Para empezar el 2025 con borrón y cuenta nueva, ¿por qué no deshaces de todos esos mensajes innecesarios y no deseados?
Si eres como yo, seguramente tengas montones de mensajes que se han ido acumulando en tu bandeja de entrada: recibos, resúmenes bancarios y de tarjetas de crédito, facturas de teléfono móvil, billetes de avión, reservas de restaurantes, recordatorios, advertencias de seguridad, correo no deseado y más.
Mezclados con todo ese detritus administrativo, puede que haya algunos mensajes personales de amigos y familiares que vale la pena conservar.
Hay varias razones para purgar todo ese desorden digital. Por un lado, reduce el riesgo en caso de una filtración de datos. Si los piratas informáticos consiguen acceder de alguna manera a tu correo electrónico, no tendrán ninguna información personal o financiera, como los datos de la tarjeta de crédito, que puedan robar.
Una bandeja de entrada despejada también ayuda a aumentar la productividad y la concentración, porque es más fácil encontrar mensajes importantes si no tienes que buscar entre montones de mensajes irrelevantes.
Algunos defensores de la productividad abogan por la bandeja de entrada a cero, una práctica que requiere ocuparse de cada correo electrónico que llega para que al final del día tu bandeja de entrada esté vacía.
Pero, ¿quién tiene tiempo y energía para eso? Si estás ocupado, es más fácil ocuparse de los mensajes que necesitan atención inmediata e ignorar el resto. Es decir, hasta que la acumulación se vuelve demasiado grande.
A continuación, se ofrecen algunos trucos para controlar tu bandeja de entrada eliminando los correos electrónicos no deseados de los importantes:
Deshazte de los archivos adjuntos
Las cuentas de correo electrónico solían tener un espacio de almacenamiento limitado, digamos un gigabyte o dos como máximo, lo que significaba que los mensajes con archivos adjuntos grandes ocupaban mucho espacio. Hoy en día, el correo electrónico viene con mucho almacenamiento gratuito, pero sigue siendo una buena práctica deshacerse de los mensajes de gran tamaño porque tienden a acumularse con el tiempo. ¿De verdad necesitas guardar todas esas fotos de alta resolución de los nietos de un amigo olvidado?
En Microsoft Outlook, haz clic en la columna o botón “Tamaño” para que los mensajes más grandes aparezcan en la parte superior, donde puedes revisarlos y eliminarlos. Outlook también permite a los usuarios ordenar por archivo adjunto para que los mensajes con archivos agregados se muestren en la parte superior. Si quieres guardar el mensaje en sí, haz clic derecho en el archivo adjunto para eliminarlo.
En Gmail, ve a la configuración de búsqueda para filtrar los mensajes que sean “mayores a” un tamaño determinado. Comienza con, digamos, 20 megabytes y luego reduce gradualmente el número.
Ordénalo
Los correos electrónicos de remitentes automáticos frecuentes, como boletines informativos y listas de correo, pueden ocupar mucho espacio en tu bandeja de entrada. O tal vez recibes muchas notificaciones de seguridad de tu banco que pueden ser importantes en el momento pero que rápidamente quedan obsoletas.
A menudo es demasiado tedioso eliminarlas individualmente, así que filtra tu bandeja de entrada por remitente para eliminarlas como grupo. En Outlook, haz clic en la columna o botón “De”. En Gmail o Yahoo mail, usa la barra de búsqueda para buscar la dirección de correo electrónico del remitente.
Combina esto con otro truco de búsqueda que acota el rango de fechas para filtrar todos esos correos electrónicos antiguos que nunca llegaste a eliminar. En Outlook o Gmail, puedes establecer un rango de fechas para capturar correos electrónicos de, por ejemplo, 2010 a 2017, de modo que puedas deshacerte, por ejemplo, de todas esas facturas de servicios públicos que ya no necesitas.
Palabras clave
Los correos electrónicos de las listas de correo tienden a incluir ciertas palabras o lenguaje que hace que sea un poco más fácil filtrarlos. Un término obvio es «cancelar suscripción». Buscar una palabra como esa, que normalmente no se usaría en correos electrónicos escritos por humanos, identificará todos los boletines informativos para eliminarlos fácilmente.
Truco de copia de carbón
Copiar a todos en una cadena de correo electrónico podría verse como algo educado y cortés, o molesto, dependiendo de si el tema del mensaje es relevante para ti. Claro, es una buena idea enviar una copia a todos en la oficina sobre una política importante que se aplica a todo el personal, pero tal vez no sobre una reunión sobre el Día de Llevar a Tu Hijo al Trabajo si no tienes hijos.
En Outlook hay un truco para filtrar todos esos correos electrónicos en los que no eres el destinatario principal. Ve a la pestaña Inicio, haz clic en “Reglas” y luego en “Crear” una regla. Ve a Opciones avanzadas y marca “donde mi nombre está en la casilla de copia”. Para el siguiente paso, puedes marcar la casilla para moverla a una carpeta, o incluso eliminarla permanentemente si te sientes seguro.
Los usuarios de Gmail pueden hacer algo similar con la función de búsqueda. Escribe cc: y tu dirección de correo electrónico.
La opción nuclear
Quizás hayas probado todos estos trucos y hayas reducido tu lista de tareas pendientes, pero aún tienes muchas más que no has revisado. Entonces podría ser el momento de considerar la opción nuclear: eliminar todo.
El beneficio de este enfoque es que realmente te proporciona una pizarra en blanco. Ya no tendrás ansiedad mental si no tienes más mensajes de los que preocuparte. El inconveniente, por supuesto, es que podrías perder mensajes que podrían ser importantes o valiosos.
